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    企业年会如何做?
    2014-9-22 14:30:45 浏览次数:3666

    企业年会活动如何做?―创意与沟通扮 

          大多数公司都会选定在每年年终的时候做一个年会,主要是对公司一年的业务和运行做一个回顾总结,并将公司的下一年计划和目标传递给全体员工。公司的年会并不等同于公司高层对公司业务的一个总结会,不会那么严谨,主要还是用来与员工进行直接和近距离的沟通,使员工感觉到直接来自公司而不是来自上级领导的关怀,并对公司的精神有更准确的领会。   

          年会是一个聚会性质的活动。它的另一个功能是代替一部分人事工作的职能,在年会上对表现好的员工进行奖励,使得大家很放松地在一起沟通、娱乐,让员工有一种“辛苦一年,该休息、收获一下了”的感觉。同时员工也可以通过这个机会与平时不太有机会接触的公司领导及其它部门的同事们进行沟通和了解。   

          年会要达到的效果是增强企业凝聚力,鼓舞员工士气,为来年打一个好的基础。为了年会的顺利进行,也为了展示出公司及员工的风采,年会的组织和管理应该怎样去做才能达到这些效果呢?   

          通常,企业会选择公关公司作为自己企业年会的策划方与实际执行方,让自己的员工,包括人事和行政部门休息一下。公关公司应该看到这种业务对于公关公司的深层意义,那就是借此增进对企业客户的深层次了解。借助服务企业年会的机会,公关公司可以更加深入地了解该企业的文化与企业的组织结构,以及该企业在本年度的业务经营情况等等信息。这对于进一步服务好客户是有重要意义的。

          有些公司的年会比较简单,注重内容,不太注重形式,主要是聚聚餐,讲讲话,抽抽奖。半天就结束了。希望达到全方位目标的公司就会加入很多的元素,甚至会把全体人员集中在一个城市,做一个超过一天的活动来完成年会。这样的安排既能达到企业管理层对员工层的重要信息传递的目的,也能够让员工在企业年会中尽情放松,增进彼此之间的了解,保持愉快而积极的心态,为来年的工作做好 准备。    

          复杂一些的年会通常分成会议和几个不同的娱乐项目环节,甚至包括就与企业相关的社会热点话题进行讨论。在这里就不一而足了。   

    司年会的策划  -   成立公司年会小组 

          公司年会通;嵊梢桓鯟ommittee来负责,主要是为了更好地协调各部门的事务及更有效地调配公司的各种资源来为年会服务。一般年会的Committee的成员会是各个部门领导指派本部门的活跃份子参加。Committee负责整个年会的前期策划和后期执行。Committee会在初期推选一名总负责人,组织并安排所有人员的工作内容和时间管理。成员之间的能力、资源互补搭配也很重要,因为是从各个部门临时抽调的人员,总负责人必须能够发扬每个人身上的长处,在短期内组成一个团结而强大的团队为年会服务。   

    -主题选定 

          年会的主题既抢眼又精练地表达了当次年会的主要方向。拟定出色的主题,首先需要对企业的市场情况、品牌情况以及活动目的进行充分的了解,特别是企业想通过此次年会传递的信息。其次,还需注意拟定的活动主题应与企业品牌定位吻合。

          现场的气氛是像一家人聚会般的温馨,也是需要热烈的高潮。依据选定好的主题,背景板、会场的布置和环节的安排都可以围绕主题去展开。跟随这个步骤,在活动整体调性明确之后,也就确定了活动主题的方向。(某外企一年的年会上,公司希望调动每一位员工的积极性,在第二年创造出更大的成绩,同时也希望利用的年会,让每一个人都玩得开心。因此这一年年会的主题选定为:Red  Hot,中文为:火舞激情。)   

          年会年年做,每个公司都做,在基本达到目的之后,公司客户一定会希望每年的年会有出人意料和与众不同的创意,给所有参加人一个惊喜。而创意的体现也表现于一个具有感染力的活动主题,贯穿整体活动的活动主线,以及活动中的若干亮点。下面我们还会具体谈到如何在执行当中来奖创意贯彻到底。   

    场地选择 

          场地的选择一定要合理,主要参照值是参加年会的人数及环节设置的需要。同样是100人参加的年会,如果在环节上没有复杂的表演及环节,那么现场需要一个简单的舞台及可以容纳下10桌就可以;如果在环节上需要有表演,颁奖及特邀嘉宾一些复杂的环节,现场对舞台及灯光音响视频的要求就会相对复杂,那么所需要的场地就会更大。另上,一般的年会会选在酒店的宴会厅进行,有时,一些公司希望活动可以进行的独特,所在在场地的选择上也会相对独特。比如像特色的酒吧,或是户外的场所,如果在资金的允许下, 更选择在风景好温度适宜的海边,感觉会更放松一些。   

    时间确定 

          年会是一个公司的活动,可以把各个部门的人员聚集在一起,时间的选定是非常重要的。即可以不耽误工作,又可以聚集所有的人,这就是需要Committee 的成员发挥他们的特长了。   

    环节设定

          公司年会的必有项目是领导致辞,年度各种优秀奖颁奖,员工才艺表演,抽奖,互动游戏等。有时公司也会因为某些原因特别邀请一些知名的嘉宾来参加。在这个基础上,如何奖年会活动做得出彩,创意必须贯穿每个环节。以下是几个技巧供大家参考

    如何留下深刻印象:

          企业年会既然是企业员工相互增进了解的重要平台之一,让企业的员工对年会留下深刻的印象就显得格外重要了。因此,“是否会‘转 身就忘记’”就成为了衡量一个企业年会成功与否的重要标准之一。    
          比如说,某企业需要在2008年1月举办一次公司年会。由于2008年对于中国来说是奥运年,因此,此次年会可以将2008年奥运会作为主题来提升吸引力。那么,究竟怎么做才能避免“转身就忘记”,同时又能很好的将北京2008奥运和该企业建立关联性呢?那么我们给这次年会设计了由多项奥运比赛项目组成的竞赛,选择既能吸引员工踊跃参与,又能体现团队协作精神的项目:

          场地自行车+射击+趣味乒乓球+三分投篮+足球赢积分+wii-sports网球赛。通过丰富体育运动的介入,这场年会就深刻与奥运联系在了一起。并且,竞技活动中展现的拼搏与协作也更能激发企业员工的斗志与凝聚力。   

    善用热点事件:

          在前面我们也提到了把握社会热点,与社会大事件做好关联,从而提升企业员工对活动的关注度与接受程度。这里所说的社会热点是广义范畴上的。比如说,2003年电影《黑客帝国》的上演,2005年神州五号的升空,2008年即将在北京举办的奥运会等等。这些社会热点,都能够成为企业年会活动策划中可以利用的信息点?梢越柚庑┥缁崛鹊慊疤饨蟹⑸⒑脱诱,根据企业的特点,进行活动的策划。    

    注意活动的实用性:

          另一个案例说明了如何增进活动的实用性,促进所有员工的参与和沟通,精心安排的活动环节。我们以一家全国性的企业为例,假设这家公司业务按地域划分成若干区域。而公司年会则是需要所有区域员工 同时参加。年会主题方面,仍以奥运为主题。 

          首先,将该企业所有的员工,按照华北,华东,华南分成三个区域,在所有的员工check in的时候,发放一张积分卡,积分卡采取了实名制,将伴随员工参与企业年会的所有流程。在年会期间,还设置了一个有趣的特许经营店,员 工可以凭借积分在特许经营店中兑换礼品。而这个积分的获取,就要在年会中 设置的其他环节中获得了。      

          其次,在年会之间,设置了很多的头脑竞技型的环节。这些环节都是和企业的发展策略、渠道政策相关的环节。根据不同的分区,每个分区自己设计问题,其他两个区域的成员进行回答;钤玖讼殖∑,同时也调动了员工之间的积极性,而通过这样的娱乐环节,也能加深员工对企业的认知程度的加深;疃拇匆獾闶钦瞿昊岜淮蛟斐闪艘怀【⒒憔、紧张刺激、欢乐沸腾的精英奥 运比赛。

          也因此而设置了比赛规则: 所有人员可自由选择比赛项目以及同伴;而参赛人员可以在每个项目中获得个人和团队两种积分。这些积分可以在特许经营店中兑换相应礼品。个人总积分 前三名以及积分最高的团队分别可以获得相应的奖项。  

    增强互动效果:

          互动环节可以跟企业年会的举办地相联系,增加特色。北京有评剧,东北有二人转,河南有豫剧,长沙有花鼓戏,海南有竹竿舞。这些都是可以融入到节目中的例子。这样趣味的表演形式,能够调动员工的情绪,活跃现场气氛。但通常来说,互动环节需要有较强的参与性、娱乐性和激励性。   

          如可以以身体上的字母的组合来体现出企业英文标识。微软是Microsoft,柯 达是Kodak,西铁城是CITIZEN,都能够鼓舞员工积极的参与进来。   

          互动环节还得有一些趣味性,能够让企业员工放松,以达到年会作为企业内部沟通平台的最大化目的。比如说,可以事先与年会聚餐所在地的厨房进行沟通,制作类似蛋饺的菜,每桌上每人一个,不许吃,只许用刀切开,找到分别埋有大枣的来宾(同桌作证)获大奖,获奖来宾上台领取好彩大奖!八取痹谥泄拇忱锎怼巴旁病焙汀凹椤,大枣代表“福至宾朋”,这样一来,也 可以活跃气氛。    

          互动环节还需要有深刻的企业意义。中国有句古话:一鼓作气。古代战场上将领用击鼓来振奋士兵们的士气,因此,也可以在企业年会中设置“击鼓”的环节来鼓舞企业员工信心。鼓声响起,振奋人心。群鼓的擂起需要多个企业员工的合作,只有配合才能打出好听的节奏,增强了企业员工之间的协作与团队精神。  

     

    年会活动的准备工作人员分工 

          由Committee的负责人依据大家本身的特长来分配工作。有组织能力的人会去发动公司的员工,并将大家组织在一起排练在年会上演出的才艺,请专业的老师进行授课,为表演的人安排练习场所,联系现场的服装化妆等一切相关的工作。有人负责采购一切活动所需要的物品,有人负责与场地进行联系及协调工作,有人负责公司内部的协调工作等等。

          Committee中每个人都将独立负责自己的环节部分的准备工作,并及时统一向负责人报告,确;疃乃忱。同时,负责人也应准备一套应急预案以确认突发情况的发生。团 队的力量是无穷的。 

    -嘉宾邀请 

          由专门负责此项工作人员进行嘉宾邀请。有的公司年会会邀请一些公司的重要的客户或嘉宾来参加,不仅能让客户和嘉宾感到收到重视,更能让客户了解公司的实力以及员工的素质。另外,如果资金允许,还会特别的去邀请一 名到两名社会上的知名人士来到现场参与表演或是互动。  

    -节目预演 

          公司的年会上都会有公司的员工参与或编排的表演?梢郧肜醋ㄒ档睦鲜兄傅疾⑿嗯沤谀。(曾经有一个公司的年会因当年最为流行的是“超级女生”,几个唱歌比较好的女孩子组合在一起,彼此做了一个定位后形成了“超级女生Copy版”。他们并且请来了专业的声乐老师进行辅导,不仅让 自己的业余生活丰富,同时又展现了自己的实力,在现场的活动中,这个节 目受到了公司上下的好评,还得到了当年的最佳表演奖)    因为大家都不是专业演员,必须要多做整合预演?梢约兴醒莩鋈嗽奔爸鞒秩,在布置好的现场按照时间顺序彩排各个环节。彩排能够使演出人员熟悉舞台位置,上下台方向,现场音乐效果并了解如何和其他人员如何配合。  

    制作、购买物品 

          通常在年会开始的前一天布置,(也要考虑到工作量是否合适)。现场搭建,包括舞台区,嘉宾区(餐区),VIP室,候场区,化妆区。有些公司为了体现 出对员工的细致,还会特别准备餐前交淡区及吸烟区。 

    细节安排 

          一场公司年会的细节安排也是非常重要的。比如现场的食品酒水的安排,菜上早了,精彩的节目大家来不及看了,菜上晚了,让大家饿肚子也是不好的。每个环节与环节中的串场安排也可以看出组织的精心安排。是通过主持人的 串词,还是通过视频音乐,不同的设置也会带来意思不到的效果。  

          以前,公司的年会还只是会让自己的公司的员工来负责整体的流程设置,现在越来越多的公司会启用更专业的活动行业公司为自己公司打造不同以往的年会,让年会举办的更专业更精彩。曾经参加过不少公司的年会活动,也策划管理了很多公司的年会,总体感觉每个公司的年会都是在最大程度的展现自己公司的文化特色,让所有的员工对公司充满信心,安心的进行工作。因此,公司年会的策划及 管理就体现出了它的重要性。   

    活动管理 

          活动管理是保证策划,准备工作能够得到实现的最关键的一步。准备好充足的人和对每个环节做好具体安排和预演是至关重要的。在预演阶段对每个环节每个工 作人员的站位和配合都要做详细的安排;疃械南附诠芾硇枰⒁獾牡胤胶 多,具体可分为前期准备、活动期间以及活动结束这样几个阶段。   

    -前期准备

          需要对工作人员、Part-time、摄影师、摄像师以及企业指派的工作人员提前 进行培训。这种培训包括工作人员分工以及执行手册的制定。 在活动开始之前,需要对所有设备进行调试。包括演示的笔记本电脑是否设置了自动关机或者屏幕;こ绦,活动现场需要演示的PPT文件投影出来是否足够清晰等看似非常微小,却又在现场活动得以顺利运行过程中起到关键 作用的很多细节环节。   

    -活动期间 

          对工作人员进行明确的分工,每项工作都必须责任到人,保持手机或对话机的 开通便于及时联络。    一场活动的顺利进行需要各个方面的配合,更需要对现场环节的控制及管理。对于演出的催场候场,舞台上的道具提供,对于整体活动的节奏的把握都是非 常重要的。 

          后记  除少数公司为做公司宣传借话题外,公司年会通常为内部活动,不会邀请媒体。因此这 里没有提及媒体方面如何操作。

          另外,根据过去参加和组织企业年会的经历,感觉到大部分企业年会失败的原因都是对于管理的重视不足,导致直接影响到年会的效果。成功的策划与执行会带来预期的积极 效果,而缺乏创意与组织的年会则可能导致公司/客户的不满意。

     

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